ระบบลงคะแนนลับได้รับการติดตั้งสำหรับการลงคะแนนเสียงแต่งตั้งในวันพุธที่จะเสนอกระบวนการลงคะแนนที่ยุติธรรมและปลอดภัยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เจ้าหน้าที่การประชุมใหญ่สามัญกล่าว “เราพยายามที่จะโปร่งใส ซื่อสัตย์ และรอบคอบ และเพื่อให้มั่นใจถึงความเป็นส่วนตัวของการลงคะแนนอย่างสุดความสามารถของเรา” Nancy Lamoreaux หัวหน้าเจ้าหน้าที่สารสนเทศของการประชุมสามัญและผู้จัดงานด้านโลจิสติกส์สำหรับการลงคะแนนเสียงในวันพุธกล่าว
ผู้ได้รับมอบหมายในการประชุมใหญ่สามัญในเมืองซานอันโตนิโอ
รัฐเท็กซัส จะได้รับเชิญให้ลงคะแนนในเวลา 16.30 น. หลังจากวันอภิปรายในประเด็นที่ว่า แต่ละแผนกของคริสตจักรโลกมิชชั่นวันที่เจ็ดจะได้รับอนุญาตให้ตัดสินใจด้วยตนเองหรือไม่ว่า ให้บวชสตรีในงานประกาศพระกิตติคุณในดินแดนของตน ตามวาระที่ได้รับอนุมัติจากผู้แทนการประชุมใหญ่ในวันแรกของการประชุม เจ้าหน้าที่จากสำนักเลขาธิการการประชุมใหญ่สามัญซึ่งดูแลกระบวนการลงคะแนนเสียง จะนำหน้าการลงคะแนนลับพร้อมคำอธิบายแก่คณะผู้แทนเกี่ยวกับการลงคะแนนเสียง
จากนั้นผู้เข้าร่วมประชุมจะถูกไล่ออกตามแถวและแถวแบบฟอร์มที่สถานีสแกน 14 แห่งที่ตั้งอยู่บนชั้นหลักของสนามกีฬาอลาโมโดม ตราสัญลักษณ์ของผู้แทนแต่ละคนซึ่งมีบาร์โค้ดจะถูกสแกนโดยผู้เข้าร่วมประชุม จากนั้นผู้ตรวจสอบการประชุมสามัญจะมอบบัตรลงคะแนนให้กับผู้แทน
“สิ่งสำคัญคือพวกเขาต้องได้รับการยืนยันว่าเป็นตัวแทน” ลาโมโรซ์กล่าว
ระบบการลงคะแนนลับได้รับการจัดเตรียมล่วงหน้าก่อนการประชุมใหญ่สามัญเพื่อเป็นระบบสำรองในกรณีที่ระบบการลงคะแนนอิเล็กทรอนิกส์ไม่ทำงาน เจ้าหน้าที่ GC กล่าว ระบบ e-voting ซึ่งเปิดตัวในเซสชั่น GC นั้นมีปัญหา และตัวแทนลงมติว่าจะไม่ใช้ระบบนี้อีกต่อไปในการตัดสินใจช่วงบ่ายวันอาทิตย์
“ตั้งแต่เริ่มต้น เรามีแผนสำรองในกรณีที่บัตรลงคะแนนอิเล็กทรอนิกส์ใช้งานไม่ได้” ไมรอน ไอเซมิงเกอร์ ปลัดการประชุมสามัญกล่าว สำนักเลขาธิการดูแลการลงคะแนนเสียงในเซสชั่น GC
“มันไม่ใช่สิ่งที่เราฝันเมื่อคืนนี้” ลาโมโรเสริม
“สิ่งเหล่านี้ถูกพิมพ์ไว้ล่วงหน้าก่อนที่เราจะมาถึงที่นี่ และพวกเขาถูกเก็บไว้ภายใต้การล็อคและกุญแจ”
บัตรลงคะแนนจัดพิมพ์บนกระดาษพิเศษ ตัดให้มีขนาดเท่ากับกระดาษจดหมายครึ่งแผ่นและแบ่งครึ่ง ครึ่งหนึ่งมีคำว่า “ใช่” พิมพ์ในห้าภาษา และอีกครึ่งมีคำว่า “ไม่” ในห้าภาษาเช่นกัน ภาษาที่ใช้ได้แก่ อังกฤษ สเปน ฝรั่งเศส เยอรมัน และโปรตุเกส
แต่ละครึ่งมีช่องที่ผู้ร่วมประชุมสามารถตรวจสอบด้วยปากกา
ผู้แทนจะได้รับเชิญให้เดินตามทางเดินที่ใกล้ที่สุดไปยังด้านหน้าของสนามกีฬาเพื่อฝากบัตรลงคะแนนไว้ในกล่องรับ กล่องรับบัตรทั้ง 4 ใบจะได้รับการแก้ไขอย่างปลอดภัยและมีผนังใสซึ่งสามารถมองเห็นบัตรลงคะแนนได้ Lamoreaux กล่าว
“กระบวนการลงคะแนนเสียงจะเป็นไปด้วยความเงียบสงบและสวดมนต์” เธอกล่าว “ดนตรีจะเล่น และผู้คนจะถูกขอให้งดเว้นจากการสนทนา เราจะพยายามให้ความเคารพมากที่สุดเท่าที่จะทำได้”
ผู้ร่วมประชุมสามารถทำเครื่องหมายลงคะแนนของตนบนบัตรลงคะแนนในขณะที่เดินไปที่กล่องรับบัตรเลือกตั้งหรือที่โต๊ะพิเศษที่ตั้งอยู่ใกล้กับกล่องลงคะแนน
“มันจะชัดเจนมากที่จะทำเครื่องหมาย ‘ใช่’ และ ‘ไม่’ บนบัตรลงคะแนน” Iseminger กล่าว “เพราะเราต้องการให้ทุกคะแนนเสียงถูกนับ”
หลังจากฝากบัตรลงคะแนนทั้งหมดแล้ว ผู้ตรวจสอบการประชุมสามัญจะล้างบัตรลงคะแนนบนโต๊ะด้านหน้าสนามกีฬา
“เราจะไม่เริ่มนับจนกว่าทุกคนจะทำเสร็จ” Iseminger กล่าว “เราไม่ต้องการให้กระบวนการนับคะแนนมีอิทธิพลต่อการลงคะแนนเสียงของใครก็ตาม”
ผู้ตรวจสอบและเจ้าหน้าที่ของสำนักเลขาธิการการประชุมสามัญจะจัดระเบียบและนับบัตรลงคะแนนและรายงานผลต่อประธานการประชุมวันพุธ ไมเคิล แอล. ไรอัน รองประธานการประชุมใหญ่สามัญขาออก
